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Palabras clave:

Productividad, eficiencia, Técnica Pomodoro, Kanban
La mejora de la eficiencia y la productividad son dos grandes tendencias actuales. La lista de tareas a acometer y el tiempo a dedicar a las mismas pueden generar ansiedad y estrés, llegando incluso a bloquear nuestra capacidad de resolver tareas.

La idea de abordar un problema descomponiéndolo en los pasos que lo resuelven es muy habitual en la mentalidad de cualquier ingeniero o ingeniera ya que permite evitar bloqueos por la inmensidad del mismo. Identificar la secuencia que resuelve un problema no es sencillo, pero es una práctica que favorece ser mucho más resolutivo.

El mismo concepto se puede aplicar al tiempo. La tarea de concentrarse unas horas, un día entero o varios días puede ser tan abrumadora que directamente ni la abordemos. La capacidad de atención sostenida suele cifrarse en unos 20 minutos (de ahí que las famosas charlas TED tengan una duración máxima de 18 minutos). Si abordamos una tarea mediante etapas y nos centramos en cada una de ellas podemos trabajar de la mano de nuestra capacidad de concentración e ir avanzando sin esa sensación tan abrumadora.

En los dos posts anteriores te hablé sobre técnicas para hacer que nuestro teléfono móvil fuese menos intrusivo y respetase nuestra concentración y actividad diaria. En ambos posts recomendaba tomar medidas restrictivas sobre el uso del mismo, pero hoy vamos a hablar sobre técnicas para mejorar la productividad a través de 3 sencillas Apps de productividad que puedes instalar e incorporar a tus rutinas diarias. Yo las utilizo habitualmente por facilitarme tres sencillos principios:

  1. 1. Divide el tiempo y vencerás

  2. 2. Divide las tareas y vencerás

  3. 3. Dedica la energía cerebral a la parte creativa

Forest





Para dividir el tiempo en etapas utilizo Forest, una aplicación que se basa en una técnica muy interesante llamada Técnica Pomodoro. Francesco Cirillo, a finales de la década de los ochenta decidió utilizar un reloj de cocina para establecer tiempos cíclicos de trabajo y descanso y optimizar su concentración. El reloj elegido, uno de estos curiosos aparatos en los que giras la parte superior marcando tiempo y se usa para establecer tiempos de cocción, tenía forma de tomate.

La mecánica establecida para esta técnica es establecer tiempos de 25 minutos de concentración (llamados pomodoros) seguidos por 5 minutos de descanso y, tras cuatro ciclos de este estilo, hacer una parada más larga de 15 o 30 minutos de descanso.

Algunos expertos en el uso de esta técnica recomiendan un reloj mecánico como el que usó Francesco ya que el simple hecho de girar el reloj hará que tu cerebro se predisponga a concentrarse. Yo, en cambio, uso Forest, y la estoy usando mientras escribo estas líneas.

Los creadores de Forest se las han ingeniado para motivar a la gente a cumplir los tiempos mediante una aplicación muy original con la cual conviertes tus periodos de concentración en árboles virtuales y créditos para comprar nuevos tipos de árboles virtuales hasta conseguir un maravilloso bosque virtual fruto de la concentración.

Puedes usarla gratuitamente o bien adquirir la versión de pago, que no llega a 2 euros, y cambiar el producto de tu concentración por plantar árboles reales. También podrás cambiar el tiempo de concentración ampliando o reduciendo los 25 minutos, lo cual puede ser una buena idea para casos en los que la capacidad de concentración esté muy desentrenada para posteriormente ir subiendo poco a poco el tiempo de los pomodoros.

Ajusta tu dispositivo móvil de forma que el aviso de la finalización de cada pomodoro sea tangible sin tener que mirar el mismo y evita que el resto de aplicaciones interrumpan el tiempo de concentración. Un estudio de Gloria Mark en la Universidad de California cifraba en ¡23 minutos! el tiempo que tardamos en volver a concentrarnos tras una interrupción.

Trello





Para dividir el trabajo en tareas más pequeñas utilizo Trello, una aplicación que permite diseccionar una tarea compleja en tareas más sencillas que puedes ir abordando una a una, de manera que te puedas centrar en la próxima tarea a acometer y no pensar en todo lo que hay que hacer. Te aseguro que abordar tareas más sencillas o acotadas es una buenísima idea para reducir el estrés que produce un volumen grande de trabajo.

La idea es preparar la actividad a realizar seleccionando tareas y buscando qué subtareas más sencillas habría que hacer para terminarla. Después toca secuenciar dichas subtareas y abordarlas una a una hasta terminarlas. Esta técnica, además, es idónea para el trabajo en equipo, de forma que cada miembro del mismo pueda ir resolviendo tareas de manera individual.

La técnica de descomponer tareas y secuenciarlas tiene su propio proceso de aprendizaje, no te preocupes si al principio no consigues unos resultados muy tangibles o tienes la sensación de que tardas más en organizar tu Trello que en hacer las tareas, poco a poco aprenderás a usarlo mejor y sólo en aquellas tareas donde haya un beneficio muy claro.

Esta aplicación se basa en una técnica conocida como Kanban, y tienes muchísimos recursos en la red para aprender a descomponer y organizar tareas, si te interesa no dudes en profundizar, te aseguro que organizarse con Trello es muy útil y productivo.

Keep





Por último, cada día tengo más claro que mi cerebro tiene una capacidad limitada (algunos dirán que muy limitada…) y prefiero dedicar la mayor cantidad posible de la misma a tareas creativas. Hay gente que lleva esto al extremo para no gastar energía cerebral utilizando siempre el mismo modelo de ropa o pidiendo al camarero que decida el menú que va a comer.

Lo que está claro es que la toma de decisiones consume energía y el proceso de recordar ideas y tareas a recordar también. Por ello te recomiendo utilizar alguna aplicación para apuntar todo aquello que luego tendrás que abordar y todas las ideas que tengas para futuras tareas creativas. Yo, por ejemplo, trato de apuntar mediante texto o notas de audio todas las ideas para nuevos post o podcast y todas las tareas que tendré que hacer en los próximos días y así no tengo que estar dedicando a ello energía cerebral y la puedo dedicar a otras cosas.

Para esta tarea utilizo Google Keep, ya que me permite trabajar desde la aplicación móvil pero también puedo acceder desde mi propio ordenador y ver las notas tomadas. Hay muchas aplicaciones para este trabajo, como por ejemplo Evernote, aunque yo me he decantado por una herramienta del entorno de Google ya que suelo trabajar a través de Google Drive.

No subestimes el consumo de energía cerebral de tareas como decidir y recordar, hay muchísimos estudios que hablan de ello y optimizar ciertos procesos puede liberar muchísima cantidad de tiempo y de energía para poder sacar más rendimiento a tu día.
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